بهبود عملکرد سازمان ( شرکت آب و فاضلاب منطقه ای از تهران )

 

قسمتی از متن:

مزایای ارزیابی عملکرد سازمان

در این قسمت به برخی از نتایج و فواید ارزیابی عملکرد سازمان بطور خلاصه اشاره می شود

1-   زمینه بهبود و اصلاح اختیارات زیان آور سازمان را فراهم می سازد .

2-  موجب شناسائی فعالیتهای کارا و اثربخش می شود که با تاکید بر آنها زمینه رشد و ارتقای کیفی امور می تواند فراهم شود .

3-  می توان محیطی سالم را برای پرورش و بروز استعدادهای خلاق کارکنان فراهم آورد و موجب تقویت انگیزش آنان شد .

4-  زمینه تشویق ، دلگرمی مدیرانی کارآمد ، مبتکر و خلاق را فراهم ساخته و سرانجام منجر به بهره وری بیشتر آنها می گردد .

5-   موجب مقایسه عملکردها شده و فرصت رقابت سالم را برای سازمانها فراهم می سازد .

خلاصه اینکه با توجه به نتایج حاصل از ارزیابی کارایی و عملکرد سازمان ضروری است در جهت نوسازی سازمانها  و استفاده بهینه و مطلوب از توان بالقوه آنها به ویژه از دیدگاه منابع انسانی به این مهم بیش از پیش توجه شود . لذا شناخت تنگناهای موجود در زمینه ارزیابی در جهت ارائه الگوی مناسب ضروری است (عفتی ،15،1385).

10-2-  ضرورت ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد اهداف مختلفی را دنبال می کند و می تواند استفاده ها متفاوتی داشته باشد . بطور کلی سازمانها به 4 دلیل عملکرد خود را اندازه گیری می کنند (تورنر و دیگران،18،2002).

- آگاهی یافتن و کنترل : زیر نظر داشتن و مشاهده عملکرد سازمان و کنترل مغایرت ها با اهداف از قبل تعیین شده به منظور انجام عملیات و اقدام اصلاحی به عبارت دیگر یکی از تنش های سیستم ارزیابی عملکرد ، نقش چرخه بازخورد می باشد .

- بهبود دادن : ارتقای کارایی و اثربخشی فعالیت ها از طریق بهبود شاخص های عملکرد

هم راستاسازی فعالیت ها با اهداف سازمانی : از طریق ارزیابی عملکرد میزان هم راستایی فعالیت ها با اهداف سازمان روشن می شود و فعالیت هایی که در راستای اهداف نیستند شناسایی شده و برای آنها اقدامات اصلاحی پیش بینی می شود .

- پاداش دادن یا توبیخ کردن : اندازه گیری عملکرد معیار خوبی برای ارزیابی عملکرد واحدها و سازمانهاست و به سادگی می تواند مورد استفاده نظام های تشویق و تنبیه قرار گیرد .

11-2- سیستم های ارزیابی عملکرد

همانطور كه در تاریخچه ارزیابی عملكرد ذكر كردیم. ابتدا سیستم ارزیابی عملكرد سنتی شكل گرفت و عدم پاسخگویی به برخی از وجوه روش مذكور لزوم پیدایی روش نوین ارزیابی عملكرد را ضرورت بخشید. در اینجا به توضیح هر یك از دو سیستم می‌پردازیم.

1-11-2- سیستمهای ارزیابی عملكرد سنتی

سیستمهای ارزیابی عملكرد سنتی اغلب بر هزینه و مدیریت حسابها متكی هستند. این روشها در اواخر قرن نوزدهم و اوایل قرن بیستم برای مواجهه با نیاز روزافزون صنایع تولیدی توسعه داده‌شدند با تغییرات شگرف در فناوری و تولید،‌دیگر سیستمهای ارزیابی عملكرد سنتی قابل استفاده نیستند به عقیده مسكل[1]،‌5 مشكل اصلی در ارتباط با تكنیكهای مدیریت حسابداری وجود دارد (عفتی،1386،8).

1. كمبود تناسب: گزارشهای مدیریت حسابداری با استراتژی تولید متناسب نیستند، برای بخش كنترل تولید و عملیات قابل درك نبوده و در اخذ تصمیمات جهت قیمت گذاری گمراه كننده اند.

2. تغییر هزینه: حسابداری سنتی هزینه ها،‌با عناصر هزینه در ارتباط است شكل عناصر هزینه ها در سالهای اخیر تغییر پیدا كرده است. تحلیلهای جزیی كم اهمیت شده اند. همچنین شكل هزینه های مستقیم و غیرمستقیم (و هزینه های متغیر و ثابت) همانند سابق ثابت نیست و در نتیجه روشهای سنتی سرشكن كردن هزینه های سربار به وضوح هزینه های تولید را دگرگون می كند.

3. عدم انعطاف پذیری: گزارشهای مدیریت حسابداری درون سازمان و از یك سازمان به سازمان دیگر و حتی با تغییرات كسب و كار در طول زمان تغییر نمی كرد. در نتیجه گزارشهای مورد بحث با تأخیر بسیار دریافت می شد و دیگر ارزشی نداشت. این گزارشها به مدیران عملیاتی كمك چندانی نمی كرد. تنها وسیله ای بود برای سرزنش آنها به دلیل نوسانات منفی.

4. مانع پیشرفت تولید در كلاس جهانی: روشهای سنتی ارزیابی به صورت مانعی بر سر تولید در كلاس جهانی بود و می توانست منجر به این شود كه مدیران زمان و هزینه بیهوده‌ای را صرف خوب جلوه دادن اوضاع كنند. همچنین با توجه به نرخهای تولید بالا،‌ حسابداری نیازمند اطلاعات جزیی بود كه فراهم آوردن این اطلاعات بسیار هزینه بر بود.

5. اطاعت از نیازمندی های حسابداری مالی: جهت ارزش داشتن سیستمهای مدیریت حسابداری، این سیستمها می بایست بر روی روشها و فرضیات دیگری جز حسابهای مالی بنا می شدند.

به عقیده آمبل[2] و استیكانت[3]  فرضیاتی كه روشهای مدیریت حسابداری بر آن استوار بودند، دیگر اعتبار ندارد، زیرا این فرضیات حالت محلی دارند. این فرضیات كه باعث عدم اعتبار آنها شده است (عفتی،1386،9)

با توجه به این مشكلات،‌سیستمهای ارزیابی عملكرد سنتی امروزه غیر معتبرند.

2-11-2- سیستمهای ارزیابی عملكرد نوین

علاوه بر مشكلات سیستمهای اندازه گیری عملكرد سنتی، دلایل زیادی برای نیاز به سیستمهای اندازه گیری عملكرد مدرن در صنایع تولیدی وجود دارد. برخی از این دلایل بدین شرح اند.

مشتریان نیاز به كیفیت و استانداردهای بالاتری دارند،‌عملكرد،‌انعطاف و روشهای مدیریتی در طرحهای تولیدی به طور قابل ملاحظه ای تغییر كرده اند. همان طور كه سازمانها روشهای تولید در تراز جهانی را مطرح می كنند به روشهای جدیدی برای اندازه گیری و كنترل طرحهای تولیدی خود نیاز دارند. سیستمهای اندازه گیری عملكرد سنتی برای اندازه گیری فعالیتها در كلاس جهانی غیر معتبرند،‌زیرا زمینه رقابت در سازمان را به وجود نمی آورند. (عفتی،1386،9)

در فضای تولیدی امروز شاخصهای هزینه ای پایه تصمیم گیری سازمان نیستند. اكنون سازمانها به شاخصهایی نیاز دارند كه بر مبنای ابعاد رقابتی مانند زمان  و كیفیت باشند. از دیدگاه مسكل سیستمهای ارزیابی عملكرد نوین برای تولید در كلاس جهانی می‌بایست ویژگی های زیر را داشته باشند:

• مستقیماً در ارتباط با استراتژی های سازمان باشند.
• از شاخصهای غیرمالی استفاده كنند.
• با تغییر نیازها در طول زمان، تغییر كنند.
• برای استفاده،‌ساده و آسان باشند.
• بازخور سریع به مدیران و كاركنان ارائه دهند.
• باید باعث بهبود شوند و تنها به كنترل عملكرد نپردازند.

راسل  بیان می كند كه تلاش سازمان برای توسعه یك سیستم ارزیابی عملكرد خود باعث اختیار بخشیدن به این فرآیند می شود این نشان می دهد كه فرآیندهای مهم كاری ارزیابی می شوند ضعفها و تضادها مشخص و مدیریت شده، پنهان نمی شوند و شاخصهای عملكرد باعث تكامل مدیریت همراه با تغییر نیازها در طول زمان می گردند.

دیكسون[4] و همكاران  بیان می كنند كه سیستمهای ارزیابی عملكرد موفق در 5 خصیصه مشتركند:

1.متقابلاً پشتیبانی كننده اند و با اهداف،‌ فاكتورهای بحرانی موفقیت و برنامه های سازمان هم خوانند.

2. اطلاعات را به صورت كم و ساده از طریق مجموعه ای از شاخصها منتقل می كنند.

3. بر شاخصهایی تمركز دارند كه مشتری آنها را می بیند.

4. به افراد سازمان كمك می كند تا بتواند اثر تصمیمات و فعالیتهای خود را بر روی سازمان ببینند.

5. یادگیری سازمان و بهبود مستمر را پشتیبانی می كنند. (دیکسون و همکاران ، 1990،431)

برخی صاحب نظران   عقیده دارند كه علاوه بر پنج خصیصه ذكر شده توسط دیكسون و همكاران وی، موارد دیگری نیز باید در یك سیستم ارزیابی عملكرد نوین وجود داشته باشند. او می‌گوید كه سیستم ارزیابی عملكرد می بایست پاسخگوی چهار نیاز زیر باشد:

1. چارچوبی باشد كه از بالا به پایین به جزئیات و سطوح بیشتری شكسته شود، و این امكان را بدهد تا استراتژی و یا نیازمندی های مشتری به مجموعه ای از شاخصهای عملكرد بحرانی تبدیل شود و كلیه فرآیندهای كاری را تعریف كند.

2. بر روی یك فرآیند كسب و كار تمركز داشته باشد.

3. شاخصهای عملكردی باید فرآیندگرا و كمی باشند و خود متعلق به شاخصهای كلی تری باشند كه آنها نیز در ارتباط با استراتژی سازمان یا نیازمندی های مشتریان شكل گرفته باشند.

4. در چارچوب آن دیدگاه استراتژی و نیازمندی های مشتری وجود داشته باشد.

3-11-2- مقایسه دیدگاه‌های سنتی و نوین در ارزیابی عملكرد

در دیدگاه سنتی، مهمترین هدف ارزیابی قضاوت و ارزیابی عملكرد مورد نظر می باشد در حالی كه در دیدگاه مدرن، فلسفه ارزیابی بر رشد و توسعه و بهبود ظرفیت ارزیابی شونده متمركز شده است سایر تفاوتهای این دو دیدگاه را می توان به صورت زیر بیان كرد.

---

[1] Maskell

[2] Umbel

[3] Stikanth

[4] Dixon